Versie 1 september 2026 · Bikefit Van Staeyen · Rodeborgstraat 67, 2900 Schoten, België · ondernemingsnummer BE 0800.517.937

Wij hechten belang aan uw privacy. In dit beleid leest u welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, op welke rechtsgrond, hoe lang wij ze bewaren, met wie wij ze delen en welke rechten u heeft. Wij beperken ons daarbij bewust tot wat wij effectief doen — een bikefitpraktijk, geen webwinkel.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Bikefit Van Staeyen, met maatschappelijke zetel te Rodeborgstraat 67, 2900 Schoten, België en ondernemingsnummer BE 0800.517.937, is de verwerkingsverantwoordelijke. Dat betekent dat wij bepalen waarom en hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt.

U bereikt ons via bikefit_vanstaeyen@outlook.com of +32 478 16 11 35.

Wij verwerken uw gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, hierna “AVG”) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

2. Op wie is dit beleid van toepassing?

Dit beleid geldt voor iedereen die onze website bezoekt, een afspraak boekt, een bikefit of aanverwante dienst afneemt, zich inschrijft op onze nieuwsbrief of op een andere manier contact met ons opneemt.

3. Welke gegevens verwerken wij, en waarom?

3.1 Uw afspraak boeken

Boekingen verlopen via Calendly, dat als verwerker voor ons optreedt. Daarbij worden uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, gekozen formule en tijdstip verwerkt, samen met de antwoorden die u bij de boeking geeft.

Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst die u met ons sluit (art. 6.1.b AVG). Zonder deze gegevens kunnen wij de afspraak niet vastleggen of bevestigen.

3.2 Tijdens de bikefit — gezondheidsgegevens

Een bikefit vereist informatie over uw lichaam. Wij verwerken daarbij: uw blessurehistoriek, operaties en relevante medische achtergrond, actuele klachten, lichaamsmaten en mobiliteitstesten, en de meetresultaten van onze .flow-analyses — waaronder sEMG-spieractivatie, thermografische beelden, drukmetingen en 3D-houdings- en wervelkolomscans.

Deze gegevens zijn gegevens over gezondheid en vormen een bijzondere categorie van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG. Wij verwerken ze uitsluitend op basis van uw uitdrukkelijke toestemming (art. 9.2.a AVG), die u bij aanvang van de sessie geeft en op elk moment kunt intrekken. Wij gebruiken ze enkel om de bikefit uit te voeren, uw adviesverslag op te maken en u nadien op te volgen.

Onze analyses zijn geen medische diagnose. Zie ook artikel 2 en 3 van onze algemene voorwaarden.

3.3 Foto’s en video’s

Tijdens een fitting maken wij beeldmateriaal voor de biomechanische analyse. Dit materiaal wordt intern gebruikt en wordt niet gepubliceerd, gedeeld of voor promotie ingezet zonder uw voorafgaande, afzonderlijke en schriftelijke toestemming. Die toestemming staat los van de bikefit zelf: u kunt ze weigeren of later intrekken zonder gevolgen voor de dienstverlening.

3.4 Nieuwsbrief

Schrijft u zich in op onze nieuwsbrief, dan bewaren wij uw e-mailadres, de taal waarin u inschreef en de plaats op de site waar u dat deed. Rechtsgrond: uw toestemming (art. 6.1.a AVG). Elke nieuwsbrief bevat een uitschrijflink, en u kunt zich ook uitschrijven via een e-mail aan ons.

3.5 Contact

Neemt u contact op per e-mail of telefoon, dan verwerken wij de gegevens die u ons daarbij bezorgt om uw vraag te kunnen beantwoorden. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om op vragen te antwoorden, of de voorbereiding van een overeenkomst (art. 6.1.f en 6.1.b AVG).

3.6 Gebruik van de website

Onze webserver registreert technische gegevens die nodig zijn om de site te leveren en te beveiligen, zoals uw IP-adres, browsertype en de opgevraagde pagina. Daarnaast meten wij — enkel als u daarvoor toestemming geeft — hoe de site gebruikt wordt, via Google Analytics. Zie punt 9.

Wij maken geen profielen op en nemen geen geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen voor u.

4. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet met derden voor hun eigen doeleinden. Wij doen wel een beroep op dienstverleners die als verwerker voor ons optreden, elk onder een verwerkersovereenkomst en enkel voor de gegevens die zij nodig hebben:

• Calendly LLC — planning en bevestiging van afspraken

• Google Ireland Ltd. / Google LLC — hosting van de website en de databank (Google Cloud, Europese regio), websitestatistieken (Google Analytics) en de ingesloten kaart op onze contactpagina

• MailerLite — verzending van de nieuwsbrief

• Onze boekhouder en, waar wettelijk vereist, de bevoegde overheden

Op onze kennispagina’s kunnen afleveringen van Spotify of YouTube ingesloten staan. Bekijkt of beluistert u die, dan verwerken Spotify respectievelijk Google gegevens onder hun eigen privacybeleid, waarop wij geen invloed hebben.

Uw gezondheidsgegevens en beeldmateriaal worden nooit gedeeld met derden, tenzij u daar uitdrukkelijk om verzoekt of toestemming voor geeft, of wanneer de wet ons ertoe verplicht.

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van onze dienstverleners zijn gevestigd in de Verenigde Staten of verwerken daar gegevens. Die doorgiften gebeuren op basis van het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework) of, waar dat niet van toepassing is, op basis van de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen, aangevuld met passende bijkomende maatregelen.

6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• Klantendossier, meetgegevens en adviesverslagen: 10 jaar na uw laatste sessie, zodat wij een positie later kunnen reconstrueren en opvolgen

• Beeldmateriaal van de fitting: 5 jaar, tenzij u eerder om verwijdering verzoekt

• Facturen en boekhoudkundige stukken: 7 jaar, zoals wettelijk verplicht

• Nieuwsbriefgegevens: tot u zich uitschrijft

• Websitestatistieken: maximaal 14 maanden

Na afloop van deze termijnen worden uw gegevens gewist of onomkeerbaar geanonimiseerd.

7. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen, toegang met sterke wachtwoorden en beperkte rechten, hosting bij een gecertificeerde aanbieder binnen de EU, en regelmatige back-ups. Toegang tot uw dossier is voorbehouden aan de medewerkers die het nodig hebben voor hun opdracht.

Geen enkel systeem is volledig onfeilbaar. Doet zich toch een inbreuk voor met een hoog risico voor uw rechten en vrijheden, dan brengen wij u en de Gegevensbeschermingsautoriteit op de hoogte binnen de wettelijke termijnen.

8. Welke rechten heeft u?

U heeft het recht op:

• inzage in de gegevens die wij over u verwerken

• verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens

• wissing van uw gegevens (“recht op vergetelheid”)

• beperking van de verwerking

• overdraagbaarheid: een kopie van uw gegevens in een gangbaar formaat

• bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, en tegen direct marketing

• intrekking van uw toestemming, op elk moment en zonder opgave van reden — dat doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking

U oefent deze rechten uit met een e-mail aan bikefit_vanstaeyen@outlook.com. Om te vermijden dat wij gegevens aan de verkeerde persoon bezorgen, kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen. Wij antwoorden binnen één maand; bij een complex verzoek kan die termijn met twee maanden worden verlengd, waarvan wij u tijdig verwittigen. Het uitoefenen van uw rechten is kosteloos.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — +32 (0)2 274 48 00 — contact@apd-gba.be — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

9. Cookies

Een cookie is een klein bestand dat een website op uw toestel plaatst. Wij gebruiken er zo weinig mogelijk, en delen ze in twee groepen in.

Noodzakelijke cookies

Deze zijn nodig om de site te laten werken en om uw cookiekeuze te onthouden. Zij worden altijd geplaatst en vragen geen toestemming. Uw keuze zelf bewaren wij lokaal in uw browser, niet op onze servers.

Analytische cookies

Wij gebruiken Google Analytics 4 om te begrijpen welke pagina’s bezocht worden en hoe bezoekers de site gebruiken. Deze cookies worden pas geplaatst nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven via de cookiebanner. Weigert u, dan wordt er geen enkel analytisch cookie geplaatst en worden er geen identificatiegegevens verzonden.

Cookies van ingesloten diensten

Boekt u een afspraak, dan laadt onze boekingsmodule van Calendly. Op de contactpagina staat een kaart van Google Maps, en bij sommige artikels staan afleveringen van Spotify of YouTube. Deze diensten kunnen eigen cookies plaatsen zodra u de betreffende pagina opent. Wilt u dat vermijden, dan kunt u die pagina’s niet bezoeken of de cookies blokkeren in uw browser.

Uw keuze wijzigen

Onderaan elke pagina vindt u de link “Cookievoorkeuren”. Daarmee opent u de banner opnieuw en kunt u uw keuze op elk moment aanpassen of intrekken. Daarnaast kunt u cookies steeds beheren of verwijderen via de instellingen van uw browser; het blokkeren van alle cookies kan wel de werking van de site verstoren.

10. Wijzigingen aan dit beleid

Wij kunnen dit beleid aanpassen wanneer onze dienstverlening of de regelgeving verandert. De datum bovenaan geeft aan wanneer de laatste wijziging plaatsvond. Bij een wezenlijke wijziging vragen wij uw cookietoestemming opnieuw en informeren wij u waar dat nodig is.

11. Contact

Vragen of opmerkingen over dit beleid? Mail ons op bikefit_vanstaeyen@outlook.com of schrijf ons op Rodeborgstraat 67, 2900 Schoten, België.